Informationen zur Datenverarbeitung

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Moritz Göppner Consulting GmbH
Im Stöckig 71
90765 Fürth
E-Mail: info@postenheld.com

2. Welche Daten wir verarbeiten

Beim Betrieb von POSTENHELD verarbeiten wir Konto- und Kontaktdaten, Rollen und Standortzuordnungen, technische Zugriffs- und Sicherheitsdaten sowie die vom Kunden eingegebenen Betriebsdaten. Dazu können Artikel, Produktionsregeln, Rezepte, Chargenangaben, To Dos, Rechnungsdaten, Druckprotokolle sowie freiwillig übermittelte Hilfe-, Feedback- und Funktionsanfragen gehören. Zahlungsdaten werden bei aktivierter Abrechnung unmittelbar durch Stripe verarbeitet; POSTENHELD speichert keine vollständigen Karten- oder Bankdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes, zur Vertragsdurchführung, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Soweit Kunden personenbezogene Daten ihrer Beschäftigten in POSTENHELD verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung nach den Weisungen des jeweiligen Kunden auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

4. E-Mail-Kommunikation

Notwendige Kundeninformationen zu Betrieb, Sicherheit, Störungen, Abrechnung oder wesentlichen Änderungen des gebuchten Dienstes werden an die hinterlegte Betriebs- oder Admin-Adresse gesendet. Diese Nachrichten dienen der Vertragsdurchführung beziehungsweise dem sicheren Betrieb und enthalten keine Werbung.

Newsletter, Tipps, allgemeine Produktneuheiten und Angebote versendet POSTENHELD nur nach einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Zum Nachweis speichern wir die verwendete E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Quelle und Status der Einwilligung sowie einen möglichen Widerruf. Inhaber und Administratoren können die Einwilligung jederzeit im Unternehmenskonto verwalten; jede Werbe-E-Mail enthält zusätzlich einen Abmeldelink. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung und hat keinen Einfluss auf notwendige Vertrags-, Sicherheits- oder To-Do-E-Mails. Für diese Nachrichten setzen wir derzeit weder Tracking-Pixel noch personalisierte Nutzungsprofile ein.

5. Empfänger und Dienstleister

Für Hosting, E-Mail-Versand, Sicherungen und technischen Betrieb wird IONOS eingesetzt. Für Zahlungen, Abonnements und Rechnungen kann Stripe eingesetzt werden. Weitere Unterauftragnehmer werden in einer gesonderten, aktuell gehaltenen Liste dokumentiert.

6. Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer des Vertrags gespeichert. Betriebs- und Protokolldaten werden nach den vereinbarten Löschfristen entfernt oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Einwilligungsnachweise werden bis zum Ablauf der einschlägigen Nachweis- und Verjährungsfristen aufbewahrt. Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Nachweis und Missbrauchsabwehr erforderlich sind.

7. Hilfe, Feedback und Funktionswünsche

Wenn du den geschützten Hilfebereich nutzt, speichern wir Kundenkonto, Benutzer, eine optionale Standortzuordnung, Kategorie, Betreff, Nachricht, den freigegebenen sicheren Kontext und den Bearbeitungsverlauf zur Kundenbetreuung und Vertragsdurchführung. Andere Kunden können diese Anfragen nicht sehen. Gelöste oder geschlossene Fälle werden grundsätzlich 24 Monate nach dem letzten Abschluss zur Nachvollziehbarkeit aufbewahrt und danach im täglichen Wartungslauf gelöscht; offene Fälle werden nicht automatisch gelöscht. Gesetzliche Pflichten und berechtigte Nachweisinteressen können im Einzelfall eine abweichende Dauer erfordern.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die Anwendung verwendet nur technisch erforderliche Sitzungsinformationen und einen lokalen Zwischenspeicher für die installierbare Web-App. Analyse-, Werbe- oder Profiling-Dienste sind nicht eingebunden. Falls solche Dienste später ergänzt werden, wird vorab eine passende Einwilligungsverwaltung umgesetzt.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung und Widerspruch. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Sicherheit und Drittlandtransfers

POSTENHELD setzt rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, verschlüsselte Verbindungen, Protokollierung und Sicherungen ein. Soweit Dienstleister Daten außerhalb des EWR verarbeiten, werden die jeweils erforderlichen Transfermechanismen und Schutzmaßnahmen vereinbart.

Entwurfsstand: Diese Erklärung muss vor Marktstart anhand der tatsächlichen Hosting-, E-Mail-, Zahlungs- und Löschkonfiguration juristisch geprüft und vervollständigt werden.